La respuesta corta
Para llevar las cuentas en un cuaderno, dibuja cinco columnas: fecha, concepto, entró, salió y saldo. Cada vez que entra o sale dinero escribes una línea y actualizas el saldo. Al cerrar, el saldo del cuaderno tiene que ser igual al dinero que hay en la caja.
Cómo dividir el cuaderno
- Primeras páginas, el diario de caja: todo lo que entra y sale, en orden.
- Una página por cada cliente que te debe: qué llevó, cuánto abonó y cuánto debe.
- Una página para lo que debes: proveedor, monto y fecha en que vence.
- Una página para los gastos fijos del mes: alquiler, luz, agua, sueldos. Así no te agarran desprevenido.
- Al final del cuaderno, el resumen de cada mes.
Ejemplo: una semana en el cuaderno de una tienda
La semana empieza con Q500 de fondo en la caja. Las ventas de cada día van en una sola línea; las compras, los pagos y los retiros, cada uno en la suya.
| Fecha | Concepto | Entró | Salió | Saldo |
|---|---|---|---|---|
| Lun 5 | Fondo de caja | Q500 | ||
| Lun 5 | Ventas del día | Q1,250 | Q1,750 | |
| Lun 5 | Pan y bolsas (proveedor) | Q380 | Q1,370 | |
| Mar 6 | Ventas del día | Q1,100 | Q2,470 | |
| Mar 6 | Recibo de luz | Q285 | Q2,185 | |
| Mié 7 | Ventas del día | Q980 | Q3,165 | |
| Mié 7 | Abono de doña Marta (fiado) | Q150 | Q3,315 | |
| Jue 8 | Ventas del día | Q1,320 | Q4,635 | |
| Jue 8 | Mercadería de la distribuidora | Q2,400 | Q2,235 | |
| Vie 9 | Ventas del día | Q1,450 | Q3,685 | |
| Vie 9 | Retiro para la casa | Q500 | Q3,185 | |
| Sáb 10 | Ventas del día | Q1,780 | Q4,965 | |
| Sáb 10 | Pago al ayudante | Q600 | Q4,365 | |
| Total de la semana | Q8,030 | Q4,165 | Q4,365 |
El saldo no es tu ganancia
Los Q4,365 del ejemplo son el dinero que debería haber en la caja, no lo que ganó la tienda. Una parte es el fondo con el que empezaste y otra es el dinero con el que vas a reponer lo que vendiste.
Para saber cuánto ganaste necesitas restar a las ventas lo que te costó la mercadería vendida y los gastos. Eso se hace en el resumen del mes.
Reglas para que el cuaderno no mienta
- Escribe con lapicero. Si te equivocas, tacha con una línea y escribe al lado; no borres.
- Una línea por movimiento. Las ventas del día pueden ir juntas; las compras y los pagos, no.
- Lo fiado no va en «entró» hasta que te pagan. Va en la página del cliente.
- Lo que sacas para la casa va en «salió», con la palabra retiro.
- Cierra cada día con una raya y el saldo. Lo que no anotaste hoy, mañana ya no lo recuerdas igual.
- Guarda las facturas y recibos dentro del cuaderno o en un sobre del mes.
Cuándo el cuaderno ya no alcanza
Se nota cuando tienes muchos fiados, más de una persona vendiendo o necesitas saber cuánto te queda de cada producto. Ahí las sumas a mano se vuelven el trabajo.
Negofin hace lo mismo que el cuaderno, pero las sumas las hace él: le dices tus ventas y gastos hablando o escribiendo, y al cerrar cuentas el efectivo y te dice si cuadra.
