La respuesta corta
El cuadre de caja diario compara el efectivo que debería haber con el que hay. El que debería haber es: fondo inicial + ventas en efectivo + cobros en efectivo − pagos en efectivo − retiros. Cuentas billetes y monedas (el arqueo), y la diferencia entre los dos números te dice si sobra o falta dinero.
Cómo se hace el cierre de caja, paso a paso
- 1
Cierra las ventas
Ya no se cobra nada más. Si entra un cliente, esa venta va para mañana.
- 2
Suma las ventas por forma de pago
Efectivo, transferencia o tarjeta, y fiado. Sólo el efectivo va al cuadre de la caja.
- 3
Calcula el efectivo esperado
Con la fórmula de arriba y los pagos que hiciste del cajón.
- 4
Haz el arqueo
Cuenta el efectivo por billete y moneda. Mejor si lo cuenta otra persona y no quien cobró.
- 5
Anota la diferencia
Contado − esperado. Positivo es sobrante; negativo, faltante.
- 6
Separa el fondo de mañana
Deja el fondo fijo en la caja y guarda el resto aparte.
Formato de cuadre de caja (ejemplo)
| Concepto | Monto |
|---|---|
| Fondo inicial | Q300 |
| + Ventas en efectivo | Q2,140 |
| + Cobros de fiados en efectivo | Q200 |
| − Pago a proveedor en efectivo | Q450 |
| − Gas | Q95 |
| − Retiros del dueño | Q0 |
| = Efectivo esperado | Q2,095 |
| Efectivo contado (arqueo) | Q2,080 |
| Diferencia | − Q15 (faltante) |
| Aparte: ventas por transferencia | Q560 |
| Aparte: ventas fiadas | Q180 |
El arqueo: contar billete por billete
Arqueo es contar físicamente el efectivo. Anótalo por denominación para poder recontar si algo no cuadra.
| Billete o moneda | Cantidad | Total |
|---|---|---|
| Q200 | 5 | Q1,000 |
| Q100 | 6 | Q600 |
| Q50 | 4 | Q200 |
| Q20 | 8 | Q160 |
| Q10 | 5 | Q50 |
| Q5 | 6 | Q30 |
| Q1 | 28 | Q28 |
| Centavos | Q12 | |
| Total contado | Q2,080 |
Si la caja no cuadra
- Vuelve a contar el efectivo.
- Busca pagos que hiciste del cajón y no anotaste: el gas, una bolsa de hielo, un pasaje.
- Revisa si alguna transferencia quedó anotada como efectivo, o al revés.
- Revisa si un fiado quedó como venta de contado.
- Busca el vuelto mal dado en las ventas grandes.
- Si no aparece, anota la diferencia tal cual. No la tapes con dinero tuyo: si se repite, es una señal.
El atajo
Con Negofin, al cerrar cuentas el efectivo y él ya sabe lo que vendiste y pagaste en el día: te dice si cuadra y cuánto falta o sobra.
