La respuesta corta
Para llevar las cuentas de un negocio pequeño anota el mismo día todo lo que entra y todo lo que sale, guarda el dinero del negocio aparte del de tu casa, cuenta la caja al cerrar y, a fin de mes, resta a tus ventas lo que te costó la mercadería y tus gastos. Lo que queda es tu ganancia.
No necesitas saber contabilidad. Necesitas constancia: unas cuentas sencillas llevadas todos los días valen más que unas perfectas que haces una vez al año.
Los cinco hábitos que bastan
- 1
Anota cada entrada y cada salida el mismo día
Ventas, compras, pagos de luz, el gas, las bolsas. Lo que dejas para mañana se olvida, y lo olvidado casi siempre es un gasto.
- 2
Separa el dinero del negocio
Una caja o una cuenta para el negocio y otra para la casa. Si sacas dinero para ti, anótalo como retiro, no como gasto del negocio.
- 3
Cuenta la caja al cerrar
Lo que hay en el cajón tiene que coincidir con lo que anotaste. Si no cuadra, la diferencia se busca ese mismo día.
- 4
Lleva aparte quién te debe y a quién le debes
Un fiado no es dinero en mano, y una factura del proveedor sin pagar sigue siendo un gasto. Ten una página para cada uno.
- 5
Haz el corte del mes
Ventas del mes, menos lo que te costó lo que vendiste, menos los gastos del mes. Esa resta es la que te dice si el negocio gana.
Qué tienes que anotar (y qué se olvida siempre)
- Ventas, separando las de contado de las fiadas.
- Compras de mercadería o de materia prima.
- Gastos fijos: alquiler, luz, agua, internet, teléfono, sueldos.
- Gastos chiquitos: bolsas, gas, pasajes, recargas. Sumados, pesan.
- Lo que tú sacas para la casa, aunque sea en producto.
- Préstamos que recibes y las cuotas que pagas. El préstamo no es venta, y la cuota no es todo gasto: una parte es devolver lo que te prestaron.
Ejemplo: el mes de una tienda
Así se ve el corte de un mes en una tienda de barrio. Las cifras son de ejemplo.
| Concepto | Monto |
|---|---|
| Ventas del mes | Q18,000 |
| Lo que costó la mercadería vendida | − Q12,600 |
| Te queda para cubrir gastos | Q5,400 |
| Alquiler | − Q1,200 |
| Luz y agua | − Q350 |
| Ayudante por días | − Q1,500 |
| Bolsas, gas y gastos chiquitos | − Q150 |
| Ganancia del mes | Q2,200 |
Errores que hacen que las cuentas no cuadren
- Mezclar el dinero de la casa con el del negocio.
- Contar lo que hay en el cajón como ganancia. Ahí también está el dinero para volver a comprar mercadería.
- Anotar las ventas y no los gastos.
- Contar un préstamo como si fuera venta.
- Contar lo fiado como si ya lo hubieras cobrado.
- Hacer cuentas sólo cuando algo sale mal.
Cuaderno, Excel o app
El cuaderno funciona si lo llevas todos los días; el problema es que las sumas las haces tú. Excel suma solo, pero hay que estar en la computadora y armar las fórmulas.
Con Negofin le dices al teléfono «hoy vendí 1,500 y pagué 300 de la luz», te muestra lo que entendió y lo anota cuando dices que sí. Te dice cuánto ganaste en el día, la semana y el mes, y funciona aunque no haya señal.
