La respuesta corta
Para llevar el control de inventario, ten una lista de tus productos con cuánto hay de cada uno, suma lo que entra (compras) y resta lo que sale (ventas, lo que se echa a perder, lo que usas tú). Cada cierto tiempo cuenta lo que hay en el estante y compáralo con lo anotado: la diferencia es lo que se perdió.
La tarjeta de cada producto
Una tarjeta o una fila por producto; cada movimiento es una línea. Este es el aceite de 1 litro de una tienda:
| Fecha | Movimiento | Entra | Sale | Quedan |
|---|---|---|---|---|
| 1 oct | Conteo inicial | 18 | ||
| 1 al 3 oct | Ventas | 16 | 2 | |
| 3 oct | Compra a distribuidora | 48 | 50 | |
| 4 al 9 oct | Ventas | 35 | 15 | |
| 9 oct | Botella rota | 1 | 14 | |
| 10 oct | Conteo físico | 13 |
Cada cuánto contar
- Cada semana, los productos que más vendes o los más caros.
- Cada mes, el resto de la tienda.
- Una vez al año, todo, el mismo día. Ese conteo te dice cuánto dinero tienes en mercadería.
- Cuenta antes de abrir o después de cerrar, nunca mientras vendes.
¿Cuándo volver a pedir?
Calcula el mínimo de cada producto: lo que vendes por día × los días que tarda en llegar el pedido, más un colchón. Cuando la existencia baja a ese número, pides.
Ejemplo: vendes 6 aceites al día y la distribuidora pasa cada 7 días. 6 × 7 = 42, más 10 de colchón: cuando te queden 52, haz el pedido.
Si tienes bodega
- Un lugar fijo para cada producto, con su nombre a la vista.
- Lo que entró primero sale primero, sobre todo lo que vence.
- Anota cuando pasas mercadería de la bodega a la tienda; si no, la bodega nunca cuadra.
- Una sola persona recibe los pedidos y revisa que llegue lo que dice la factura.
Errores comunes
- Anotar las compras y no las ventas, o al revés.
- No anotar lo que se echa a perder ni lo que llevas para la casa.
- Contar por cajas cuando vendes por unidad.
- Querer controlar 800 productos desde el primer día. Empieza por los 30 que más vendes.
El atajo
En Negofin sabes cuánto te queda de cada producto sin llevar tarjetas a mano, y cuando lo necesites manejas tallas y colores, lotes, bodegas y código de barras.
